생활시설 은혜로운집이 행정 업무의 효율성을 높이고 업무 절차를 단일화하기 위해 복지왕 그룹웨어를 도입했다.
이번 도입은 기존에 분산됐던 공문 접수, 결재, 메일, 기록 관리 기능을 하나의 시스템으로 통합해 행정 혼선을 방지하는 데 목적이 있다.
은혜로운집은 행정 시스템 재정비를 추진하는 과정에서 서울시립영보요양원 원장의 추천과 실제 사용 사례를 참고해 도입을 결정했다.
그동안 복지관과 생활시설 현장에서는 각기 다른 방식으로 운영되는 행정 도구들로 인해 정보 공유와 기록 유지에 어려움을 겪어 왔다.
이번 시스템 개편을 통해 은혜로운집은 전자결재를 행정 운영의 핵심 기준으로 설정했다. 공문 처리부터 내부 소통, 자료 관리까지 모든 과정을 전자결재 시스템과 연동함으로써 업무의 인과 관계를 명확히 하고 데이터의 분절 현상을 해소했다.
특히 생활시설의 특성인 교대근무 환경에서 발생하는 인수인계의 공백을 보완했다. 근무자가 바뀌는 과정에서 전임자의 업무 진행 상태나 결재 이력을 실시간으로 확인하지 못해 발생하던 지체 현상을 시스템을 통해 해결했다. 모든 행정 기록이 전자결재 체계 내에 보존됨에 따라 근무 시간과 관계없이 업무 연속성이 유지된다.
은혜로운집 관계자는 “전자결재를 중심으로 행정 흐름이 정리되면서 업무 기준이 명확해졌다”며 “실제 사용해 보니 추천이 이어지는 이유를 알 수 있었다”고 말했다.
지오유아이티 최혁진 대표는 “복지시설처럼 기록과 책임이 중요한 조직일수록 전자결재 기반의 통합 행정 구조가 필요하다”며 “복지왕 그룹웨어는 근무 형태와 관계없이 안정적인 행정 운영을 돕는 데 초점을 두고 있다”고 전했다.
복지왕 그룹웨어는 현재 다수의 복지 시설에서 전자결재 중심의 통합 행정 솔루션으로 활용되고 있으며, 시설별 운영 환경에 맞춘 최적화 작업을 지원한다.
출처 : 공감신문(https://www.gokorea.kr)