생거진천노인복지센터가 본관과 분관으로 나뉘어 운영되는 환경 속에서 발생하던 업무 공유와 기록 관리 문제를 해결하기 위해 그룹웨어 시스템을 도입했다. 그동안 공문 처리, 일정 공유, 차량 운행 기록, 시설 점검대장 등 다양한 업무가 각 공간과 담당자 중심으로 관리되면서 정보 전달과 업무 파악에 어려움이 발생해 왔다.
센터는 그룹웨어를 통해 공문과 내부 결재를 전자결재로 처리하고, 휴가·외근·연장근무 등 근태 신청을 시스템에서 관리하도록 운영 체계를 정비했다. 또한 일정관리와 공유물 예약 기능을 활용해 프로그램실 운영을 체계화하고, 게시판을 통해 공지사항과 교육이수증, 법인카드 불출대장 등 주요 자료를 공동 관리하도록 했다. 차량운행일지와 시설 점검대장, 사무용품 불출대장 등 현장에서 작성하던 기록은 모바일 기반 입력 방식으로 전환해 실시간 관리가 가능해졌다.
센터 관계자는 “본관과 분관이 나뉘어 있어 업무 전달이 쉽지 않았는데, 지금은 결재와 일정, 기록을 한곳에서 확인할 수 있어 업무 흐름이 훨씬 명확해졌다”며 “차량 운행일지나 점검 기록도 현장에서 바로 작성하고 공유할 수 있어 관리가 훨씬 편리해졌다”고 말했다. 이어 “업무가 특정 담당자에게 의존하지 않고 시스템으로 정리되면서 기관 운영이 훨씬 안정적으로 이루어지고 있다”고 전했다.